MANAJEMEN DAN ORGANISASI
1. PENGERTIAN MANAJEMEN DAN
MANAJER
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan,
mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dcngan bantuan
alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditctapkan.
Manajernen
merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan alat
yang tersedia semaksimum mungkin.
Manajemen merupakan kegiatan
pokok yang dilakukan scorang pimpinan karena dia menjabat sebagai manajer untuk
mengolah input menjadi output mclalaui proses manajemen, yang kalau digambarkan
sebagai berikut:
proses manajemen ( kegiatan
pengelolaan ) merupakan tugas seorang manajer.
Jadi manajer melaksanakan kegiatan
Planning, Organizing, Leading dan Controlling.
Peranan Manajer ada 3 :
- Antar pribadi ( hubungan interpersonal )
- Pemberian informasi kepada pihak yang berkepentingan mengenai policy perusahaan ( Informational Role.
- Cara manajer mengimplementasikan suatu keputusan perusahaan di dalam kegiatan perusahaan ( Decision Role ).
semakin ke atas seseorang dalam
kedudukannya pada posisi organisasi maka semakin besar kewenangannya dalam
mengambil keputusan.
Jenjang manajemen dalam organisasi pada dasamya terbagi
menjadi 3 :
1. Manajer puncak meliputi
manajer yang diduduki di dewan direksi atau Chief Executif Officer ( CE ) dengan tugas menyususn rencana perusahaan
maupun pengelolaan harta kekayaan perusahaan.
2. Manajer madya disebut sebagai manajer
administrasi yang meliputi manajer-manajer divisi yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan operasionil rencana yang telah disusun Top Manajer.
3. Manajer
lini operasional yang bertugas mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional yang telah dilakukan oleh
karyawan sehari-hari.
2.
FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang
dilakukan oleh seorang manajer dalarn mengelola perusahaan, di mana secara
garis besar fungsi manajemen dibagi menjadi 5 bagian yaitu:
a. Planning.
b. Organizing.
c. Directing.
d. Coordinating.
e. Controlling.
a. Planning
Perencanaan
Planning adalah suatu fungsi pemilihan
alternatif melalui suatu proses yang rasional untuk mengambil keputusan
terhadap objective perusahaan, policy, program maupun prosedur untuk
memperbaikinya.
Fungsi plannning dalam manajemen
merupakan fungsi dasar dari fungsi-fungsi yang lainnya, menentukan tujuan,
arah, strategi, aturan maupun program yang akan
selalu menjadi bagian penting dari pelaksanaan fungsi, manajemen yang lainnya.
Fungsi perencanaan yang rasional harus
memenuhi syarat :
a. Dapat menganalisa dan menilai dari
berbagai eltematif yang sesuai dengan
tujuan
perusahaan yang hendak dicapai perusahaan.
b. Mempunyai kemauan yang teguh dan
optimis untuk yakin akan keberhasilan
pelaksanaan perencanaan.
c. Bisa memperkirakan
kekurangan yang terjadi dan mengantisipasinya.
b. Organizing
( Pengorganisasian ).
Adalah kegiatan dalam
menentukan macam kegiatan beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan perusahaan maupun pengelompokan kegiatan-kegiatan beserta
orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatannya disertai adanya perndelegasian
wewenang.
Ada
empat bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian, yaitu:
1. Staffing
Staffing
merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompokkelompok kerja
menurut jenisnya beserta pengisian orang-orang yang sesuai dengan keahliannya.
2. Delegation
of Authority
Yaitu
pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan
struktur organisasi maupun kedudukan bawahan/ kemampuan bawahan.
3.
Departementasi
Yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan
yang sejenis untuk kemudian
dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya di mana di antara pengelompokan kegiatan
tersebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama.
4. Kepegawaian ini sangat penting dalam
hubungannya dengan para bawahan baik hubungan yang bersifat formal ( sesuai dalam struktur organisasi ) maupun informal (
timbul karena kebutuhan sosialisasi diri anggota ).
c. Directing
Directing atau
pengarahan (= actuating = leading = commanding )
adalah kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan
bawahan
Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut:
Pengarahan
dilakukan dengan cara memberikan infomiasi yang
diperlukan tcrutama yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi karyawan.
Pengarahan
dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan
olch bawahan. Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara
tertulis ataupun lisan di mana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara
baik oleh atasan.
Ada dua hal yang bisa mcnunjang bawahan dapat
bckcrja lcbih giat dan cfcktif:
1. Komunikasi
Komunikasi ini terutama komunikasi yang bcrsifat
intern khususnya komunikasi
antara atasan dengan bawahan..
2. Motivasi
Faktor
lain di samping terciptanya komunikasi yang
menguntungkan adalah motivasi terhadap
bawahan juga diperlukan. Dengan motivasi yang ditujukan kepada bawahan baik yang bersifat positif (
dengan menarnbah tingkat kepuasan tertentu:
gaji, jabatan dsb ) niaupun yang
negatif ( potong gaji skors dsb )
diharapkan bawahan terdorong untuk
melakukan pekerjaan yang telah diperintahkan kepadanya.
d. Koordinasi
Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan seorang manajer agar
terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan
perbedaan kegiatan sehingga bisa tercapai tujuan organisasinya.
e. Controlling ( pengawasan )
Fungsi pengawasan merupakan fungsi
terakhir yang akan dilakukan manajer guna melengkapi
fungsi yang sudah dilakukan lebih dahulu.
Fungsi
pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus dilakukan :
1. Menetapkan
standart yang dipakai.
Standart ditetapkan berdasarkan pada kemampuan
seorang bekerja secara normal baik normal secara kualitatif ( normal
menurut pendapat umum, langsung, pimpinan ) maupun normal secara kuantitatif (
bisa diukur melalui standart jam kerja, pendapatan, investasi ).
2.
Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart.
3. Melakukan
koreksi.
Dalam
mengkoreksi di sini sudah ditelaah masaiah-masalah yang dihadapi, analisa dan
pemilihan altematif yang memungkinkan untuk memperbaiki dan menyempumakan
pelaksanaan kegiatan.
3. ORGANISASI DAN PERILAKU KEORGANISASIAN
3.1. Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana
untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan
yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan
tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya
berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi
mencakup 3 elemen pokok:
1. Interaksi manusia.
2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan.
3. Struktur organisasi itu sendiri.
Kebutuhan perusahaan akan
pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota
perusahaannya. Karena semakin sedikit anggota perusahaan
semakin sederhana fungsi-fungsi pengorganisasian yang dilakukan.
3.1.1 Pola Organisasi
Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian
yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Umumnya
setiap organisasi formal biasanya mengandung kedua unsur pola tersebut di mana
organisasi fornialnya yang dijadikan pedoman tegas dalam dalam struktur
organisasinya. Sedangkan organisasi informal akan
dengan sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk bermasyarakat atau
bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang lain.
Organisasi Formal
Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara
sadar dan mempunyai tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan
sistem tugas, hubungan wewenang,
tanggung jawab maupun
pertanggungjawaban dirancang oleh manajer agar pekerjaan dapat dilaksanakan
sesuai dengan peraturan yang telah disepakati bersama.
4 Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun bagan struktur
organisasi adalah
wewenang,
tanggung jawab,
koordinasi maupun
pendelegasian wewenang.
Organisasi Informal
Organisasi informal pada struktur oragnisasi tidak akan terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan
organisasi fornnal. Organisasi informal ini keberadaannya tidak direncanakan
tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama
anggota organisasi formal ( pcrusahaan ).
Organisasi informal merupakan organisasi
yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar
terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada
struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama.
3.1.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan kelanjutan
dari dua bentuk pola organisasi. Adapun struktur organisasi ini secara
otomatis mcrupakan perwujudan struktur organisasi formal dengan jalan
menganalisis jabatan-jabatan apa yang harus diperlukan
dalam mencapai tujuan untuk kemudian menentukan kualit7kasi maupun jumlah orang
yang diperlukan untuk mengisis jabatan-jabatan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi yang dibentuk akan
selalu berdasarkan pada 3 komponen organisasi yaitu:
1. Interaksi kemanusiaan .
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan.
3. Struktur.
Hubungan wewenang dan tanggung jawab dalam struktur
organisasi dapat terlihat sbb :
Wewenang
Tujuan Fungsi
Dipertang- Melaksa
Organisasi ------>
Manajerial
gungjawab- nakan
kan
tugas
Tanggung
jawab
3.1.3. Bentuk Organisasi
Bentuk Struktur organisasi dapat dibagi menjadi 6 golongan,
yaitu:
1. Organisasi Lini
2. Organisasi
Fungsional
3.
Organisasi Lini dan Staff.
4. Organisasi
Fungsional dan Lini
5. Organisasi Matrik.
6. Organisasi Komite
1. Organisasi Lini
Organisasi Lini atau garis adalah bentuk
organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung
secara vertikal antara atasan ke bawahan.
Ciri-cirinya:
1. Jumlah karyawannya sedikit.
2. Selain top manajer , manajer
dibawahnya hanya sebagai pelaksana.
3. Sarana dan alatnya terbatas .
4. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.
5. Bentuk lini pada
perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer.
a. Kebaikannya:
1. Atasan
dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.
2. Rasa solidaritas dan spontanitas
seluruh anggota organisasi besar.
3. Proses decesion making berjalan
cepat.
4. Disiplin dan loyalitas tinggi.
5. Rasa saling pengertian
antar anggota tinggi.
b. Keburukannya:
1. Ada tendensi gaya
kepernimpinan otokratis.
2. Pengembangan kreatifitas karyawan
terhambat.
3. Tujuan top manajer sering tidak bisa
dibedakan dengan tujuan organisasi.
4. Karyawan
tergantung pada satu orang dalam organisasi.
2. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional adalah suatu
organisasi di mana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala
bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana
yang mempunyai keahlian khusus.
Ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut:
1. Organisasi kecil.
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli.
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti.
5. Pengawasan dilakukan secara ketat.
a. Kebaikan
1. Program tearah,
jelas dan cepat.
2. Anggaran, personalia, dan
sarana tepat dan sesuai.
3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat.
b. Keburukan
1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi.
2. Koordinasi
sulit dilaksanakan.
3. Pangkat pejabat
fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga
inspeksi sulit
dilaksanakan.
3. Organisasi Garis dan Staff
Organisasi lini dan staff
adalah suatu bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenang berlangsung
secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta
masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak
mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai
masalah kearsipan, keuangan, personel dan sebagainya.
Ciri-ciri
organisasi ini adalah:
1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara angsung.
2. Karyawan banyak.
3.
Organisasi besar.
4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi
sehingga ditekankan adanya
spesialisasi:
a.
Personel lini.
b. Personel staf.
Kebaikan
1. Ada pembagian tugas yang jelas.
2. Kerjasama dan
koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas.
3.
Pengembangan
bakat segenap anggota organisasi terjamin.
4. Staffing
dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place.
5. Bentuk
organisasi ini fleksibel untuk diterapkan.
Keburukannya
1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan.
2. Proses decesion makin berliku-liku.
3. Jika
pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism
spoilsystem patronage.
4. Persaingan tidak
sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya
4. Organisasi
Fungsional dan garis
Organisasi
fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian
tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koordinasinya
tetap diserahkan kepada kepala bagian.
Ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan.
2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional.
3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan
tingkat eselon.
Kebaikan organisasi
fungsional dan lini adalah :
1. Solodaritas tinggi.
2. Disiplin tinggi.
3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan
maksimum.
4. Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak
dikerjakan.
Keburukannya adalah
sebagai berikut:
1. Kurang fleksibel dan tour of duty.
2. Pejabat fungsional akan
mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih
dari
satu orang.
3. Spesialisasi memberikan kejenuhan.
5. Organisasi
Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi
manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi
menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing
bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk
mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur
organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.
Organisasi
matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana
wewenang horisontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya
yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai,
karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai
akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa
dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua
atasan.
Untuk mengatasi masalah yang
mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan
wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak.
Kebaikan organisasi matrik adalah:
Pada
fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus
maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik
tidak mengganggu struktur organisasi yang ada.
Kelemahannya akan timbul kalau :
Manajer proyek
tak bisa mengkoordinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam
mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah
untuk masing-masing individu.
Untuk
mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi
wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan
atau melakukan perlakuan personalia.
6.
Organisasi komite
Organisasi komite adalah
bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara
kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.
Organisasi
komite terdiri dari:
1. Executive Committe ( Pimpinan komite ).
yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini.
2 . Staff Committe
Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.
Kebaikan oraganisasi komite adalah:
1.
Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan
pemegang saham
maupun dewan.
2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil.
3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier
terjamin.
Keburukannya adalah:
1. Proses decesion making sangat lamban.
2. Biaya operasional rutin sangat tinggi.
3. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa
yang bertanggung jawab.
3.2. Perilaku Keorganisasian
Perilaku keorganisasian merupakan
pemahaman tentang bagaimana dan mengapa orang berperilaku dalam organisasi
kerja, sehingga yang diperhatikan masalah personalia atau karyawan yang bekerja
khususnya perilaku mereka dalam bekerja.
Perilaku keorganisasian tersebut
menyangkut bagaimana seseorang membentuk kelompok kerja, motivasi yang
bagaimana yang mendorong karyawan bekerja lebih giat, bagaimana sifat
kepemimpinan yang terjadi dan sebagainya.
a. Kerja Kelompok
Kerja kelompok akan selalu
terjadi dalah perusahaan di mana dalam bagian tertentu yang mempekerjakan
banyak orang yang kadang-kadang diantara orang tersebut mempunyai hobi yang
sama, kebutuhan yang sama atau tujuan yang sama dalam bekerja akan membentuk
kelompok kerja sendiri diantara beberapa orang tersebut, di mana sebagai
anggota kelompok yang dibentuk tersebut antara sesama karyawan akan memberikan
dukungan dan koordinasi dalam bekerja sama.
b. Motivasi
Menurut Abraham
Maslow, motivasi menekankan dua ide yaitu:
1. Orang mempunyai banyak kebutuhan,hanya kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi
perilaku manusia.
2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalarn
hirarki kepentingan.
Jika satu sudah terpenuhi, maka kebutuhan
lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan
perlu dipuaskan.
Motivasi merupakan dorongan dari dalani
diri setiap orang yang menyebabkan seseorang berperilaku seperti yang mereka
lakukandan timbul karena belum terpuaskan kebutuhan seseorang terhadap sesuatu
yang belum dicapai.
Proses motivasi dapat digambarkan di bawah ini:
Jenjang kebutuhan menurut
A. Maslow :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar